个任务的具体要求,在向下属传达时记错了关键细节,导致下属按照错误的要求开展工作,最后结果不符合预期,浪费了时间和精力,还可能影响整个项目进度。
2 遗漏重要信息
没有将全部的关键信息传达给对方,使得对方在执行任务或参与决策时因信息不完整而出现问题。例如,在向团队成员介绍客户需求时,忘了提及客户对项目时间节点的特殊要求,结果团队按常规进度安排工作,最后无法按时交付,引发客户不满。
3 未确认信息理解
传达完信息后,没有与接收方确认对方是否真正理解了信息内容,想当然地认为对方已经明白了,结果对方可能存在误解却没有及时发现,直到出现问题才暴露出来,增加了沟通成本和工作风险。
(二)应对方法
1 认真核实信息
在接到需要传达的信息后,先确保自己完全理解了其内容,可以通过向信息源提问、重复关键要点等方式进行确认。如果是口头传达的信息,最好记录下来,避免遗忘或记错。对于复杂的信息,可以梳理成要点,方便准确传达。例如,接到上级关于项目会议的通知后,将会议时间、地点、参会人员、主要议题等关键信息一一记录清楚,然后再传达给相关同事。
2 全面传递信息
在传达信息时,要仔细核对,确保将所有重要的、相关的信息都传递出去。可以采用清单式的方法,对照原始信息,一项一项地进行传达,避免遗漏。比如,在向合作方介绍合作项目细节时,按照合作背景、目标、具体内容、双方权利义务、时间安排等方面依次详细说明,保证对方全面了解项目情况,为后续合作奠定良好基础。
3 确认信息接收
传达完信息后,主动与接收方确认其是否理解了内容,可以让对方用自己的话复述一下关键信息,或者提出一些相关问题来检验对方的理解程度。例如,在给新员工介绍公司规章制度后,问对方“你说说看,咱们公司请假的流程是怎样的”,通过这种方式及时发现并纠正可能存在的误解,确保信息准确无误地传递和理解。
七、非语言沟通不当的雷区与应对
(一)问题表现
1 眼神交流